仕事の割り振りのコツとは(苦手な人でも上手に動かす方法)
- 「仕事量が多過ぎてパンクしそう」
- 「部下に仕事を振り分けたいんだけど、反発されそうで怖い」
- 「どういう風に頼んだら波風立たずに済むかな？」
- 「相手を不機嫌にさせずに、気持ちよく、かつスピーディーに業務をこなしてもらうにはどういったアクションの起こし方がいい？」
- 「もっと仕事に余裕を持ちたい」
というお悩みをお持ちの方へ、仕事の割り振りのコツについて、まとめてみました。
仕事をふる相手のキャパと性格を把握することが重要
①相手のキャパ(能力)を知る
- 「人に仕事を頼む時は、その人が何ができるか、何ができないかを判断して、頼む内容を変えている」
- 「能力が高い人には、ちょっと難しい比較的高度な内容の案件を依頼するし、能力がまだ低い人には、そんなにハードなものはふらない」
なんていう風に意識して仕事の割り振りをしている人もいます。
確かにその通りで。
能力が高い人には、難しい課題をこなしてもらうし、
逆に、まだ新人でこれからという人には、そこまで厄介な仕事はふらない。
これは、報酬である給与に差があるなら、当然なことだと思います。
給与が高いなら、それなりの仕事をしてもらわないといけませんよね。
そういった給与の視点でみると、ごく当たり前のことなのです。
ただ、視点を変えて、それを教育という観点でみると、やはり若手にも、徐々にでも良いので、少し難解な仕事をふるのも成長のために必要だと思います。
でも、だからと言って、高給取りが楽をしても良いという訳ではありませんが。
ちょっと話が脱線気味になりましたが、
依頼する側は依頼される側のキャパを正確に把握して仕事をふるといった能力が求められます。
そこを間違えると、依頼された方の不満が溜まり、そのうち爆発し、依頼主との関係が悪くなります。
②相手の性格を把握する
- 「どうしたら相手が気持ちよく仕事をしてくれるか、ツボを知っておく必要がある」
- 「依頼された側にやらされ感を持たれないよう工夫が必要」
- 「相手の性格によって頼み方を変えている」
など、仕事の受け手の性格や特性みたいなものによって、依頼方法に差をつけている人も多いです。
私も同感です。
まさにそうだと思います。
自分が思うに、一番嫌われる頼み方なのが、偉そうに上から言ってくることです。
勘違いしたらいけないのが、頼む側が必ずしも偉いというわけではありません。
そこを勘違いして上からモノを言って、偉そうな雰囲気を感じ取られてしまったら、、、それ以降、頼まれる側は不満が溜まってしまいます。
特に、会社の勤続年数が長いからといって、年上の後輩に横柄な感じで、どんどん仕事を依頼するのは、歳の逆転現象がない普通の上下関係以上に注意が必要です。
生意気感が出たらアウトです。
頼む時は、相手が、
- 優しい人か？
- 怒りっぽい人か？
- どんなことが得意か？
- 苦手なことは何？
- 褒めて伸びるのか、叱って伸びるのか？
- 人を助けたいタイプか？
- 自己顕示欲が強いタイプか？
そういった視点で、相手見合いで頼み方を変えるべきです。
例えば、自己顕示欲が強いタイプ、俗にいうプライドが高い人なら、やはり下手に出る方が上手く頼みやすい。
あからさまにヨイショするのでも悪くはないですが、
「○○さん、この前の資料、良かったって上に評判だったから、またぜひお願いしたいなって思うんだけど余裕ありますか？」
みたいに、さらっと褒めて頼むやり方だと、すんなりいきやすい。
大切なのが、
相手がどうしたら気持ちよく仕事しようと思ってくれるか？
という視点です。
③どれだけの仕事量を抱えているかを知る
- 「得意だからといって特定の人ばかりに頼んでいると、その人が業務過多となりパンクする」
- 「頼み方も大事だけど、それ以上に仕事をどれだけ抱えているかという残りの仕事ボリュームを知っておくことも大切」
など、頼む側は、仕事をお願いしようとする相手が今どれだけ仕事を持っているのかということをちゃんと知る必要があります。
適材適所で仕事をふるのは実はそんなに難しくないです。
この人はあれが得意だから、あの人はこれが得意だから、、、そういったことは、仕事を一緒にしていれば自然と分かってきます。
なので、最適な人に仕事を依頼するのは、特別な能力は要らず、誰でも普通なら自然とできます。
ですが、相手の仕事量を把握して頼むということができていない人は多いように感じます。
私の会社でいうと、
「俺はそんなことはない、部下のことをちゃんと把握して仕事を振り分けている」
そう思っている上司ほど全然できていません(笑)
自分の仕事量の把握は簡単ですが、他人の仕事量の把握は実はかなり難しいです。
真に理解を深めるには、絶対その人と同じ仕事をしたことがないとダメだし、その人がどういった人からどのくらい仕事を依頼される立ち位置なのか、そういったことを知らずに知っているというのは、本当に片腹痛しです。
④自分のバックボーンを固める
- 「たいして仕事していない上司に偉そうに仕事をふられても嫌な気持ちになるだけ」
- 「好きじゃない上司に頼まれるのは普通になんか嫌」
- 「できない人に言われるのは不愉快」
など、頼む側の仕事力や人間力も、部下に仕事を振り分ける上で、なくてはならない要素の1つです。
- 「この人が言うなら」
- 「この人のためなら」
- 「助けてあげたい」
そう部下に思わせるだけの背景があると、誰も嫌な気持ちにならずに上手く仕事を振り分けることができます。
人に仕事を振るなら、まずは自分の振りを直せということです。
まとめ
①相手のキャパ(能力)を知る
②相手の性格を把握する
③どれだけの仕事量を抱えているかを知る
④自分のバックボーンを固める
いろいろとコツを綴ってみましたが、
実際のところ人それぞれ与えられた時間は一緒でも与えられた仕事量は全く違うと思います。
また同じ仕事でもこなすスピードには個人差があります。
なので、仕事の均一化は本当に難しいとこ。
特に休憩に関する概念は皆違う。
年配の人は部下に携帯ばかりしてサボっているとよく言うが、若者から見れば年配の人はよくタバコばかり吸ってサボっていると感じる。
そういったズレがあったりもする。
個人の考え方の違いや、仕事量に差があるなどの問題の解決は、やはり何かモチベーション上げてやるか、もしくは窮屈だがやはり徹底的に半強制的に時間管理するしかないのではというのが本音です。
また、働き過ぎを良しとしない今の世の風潮だと、今の人たちは、昔のように無尽蔵に残業ができる環境ではありません。
なので、それだけ仕事に掛けられる時間が減っているのです。
そういった環境を理解してあげるのも上司に必要な資質です。
仕事を振りやすい土壌を作るためにも、誰もがカツカツといった状態ではなく、ある程度の余裕を持てる環境にしないとダメ。
そのためには、どうしたらもっと仕事が早くできるか考え、徹底的に時間の捻出を行うことが肝になるんだと思います。
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